走行会の運営は、申込を締め切ってからが本番
走行会の主催者の手間は、申込を締め切ったあとに集中します。名簿の整理、入金の確認、走行枠の割り振り、当日の受付と進行、走ったあとの精算や記録が待っています。多くの現場では、メールで届いた申込を表計算ソフトに転記し、振込を通帳と突き合わせ、当日は紙の名簿とホワイトボードで進行しています。
これらは走ることそのものではなく運営の作業ですが、当日の限られた時間の中で、参加者を待たせずに正確にこなす必要があります。
開催までの準備
会場の予約と走行枠
最初に決めるのは会場と日程です。サーキットやミニサーキット、広い駐車場を借りる場合も、走行できる時間帯、台数の上限、走行枠 (セッション) の区切り方を会場と確認します。1 枠あたりの台数は、コース長と安全マージンから会場側に目安を聞くのが確実です。初心者と経験者が同じ枠で走ると速度差が大きくなるので、走行経験や自己申告のタイムで枠を分ける走行会が多くあります。
保険・誓約書・参加条件
サーキット走行は一般の自動車保険の対象外になることが多く、会場によっては走行時の保険加入や誓約書の提出が参加条件になっています。ヘルメットや長袖長ズボン、グローブなどの装備、車両の整備状態、免許の条件についても、会場の規定と主催者の方針を先に決め、募集要項に書いておきます。当日になって「知らなかった」が起きると、受付が止まります。
募集要項に書くこと
- 開催日と会場、集合時刻とゲートオープンの時刻
- 走行枠の構成、1 枠あたりの走行時間、定員
- 参加費と支払い方法、支払いの期限
- 参加条件 (免許、装備、車両、保険や誓約書)
- 申込の締切と、キャンセルしたときの扱い
- 雨天や会場の都合で中止になったときの扱い
参加費の決め方
参加費は、会場の使用料、保険、スタッフや計測にかかる費用、備品や写真などの経費を合計し、見込みの参加台数で割って決めるのが基本です。定員に満たなかったときの赤字をどこまで許容するかも先に決めておくと、締切の判断がぶれません。支払い方法を銀行振込にするか、申込と同時にオンラインで決済するかで、締切後の作業量が大きく変わります。
募集とエントリー受付
受付方法を決める
エントリー受付には、メールや SNS のメッセージで受ける方法、フォームで受けて振込を待つ方法、申込と決済をオンラインでまとめて受け付ける方法があります。受付の方法によって、名簿の作り方と入金確認の手間が変わります。台数が増えるほど、転記と突き合わせの作業が主催者に集中します。
承認式と先着順
参加者を選びたい走行会 (経験者限定、車種限定など) は、申込を受けてから主催者が承認する承認式にします。早い者順で埋めたい走行会は先着順にします。GridKnot では、承認式のチケットは申込時にカードの与信を確保するだけで、主催者が承認したときに決済が確定します。却下した申込は与信が自動で解除されるので、参加者に請求は残りません。先着順のチケットは申込と同時に決済します。
申込時に集める情報
- 氏名、連絡先、緊急連絡先
- 車両 (車種、ナンバー、改造の有無)
- 運転免許の種類と、必要ならライセンスの有無
- 走行経験や自己申告のタイム (走行枠の振り分けに使う)
- 同乗者や見学者の有無
締切後の名簿と走行枠の割り振り
締切後は、入金済みの参加者だけを名簿に載せ、走行枠ごとに台数を割り振ります。ゼッケン番号を割り当てておくと、当日の受付と進行が楽になります。
当日の運営
受付
受付では、名簿との照合、誓約書や保険の確認、参加費の未納があればその回収、ゼッケンと走行枠の案内を行います。紙の名簿でも回りますが、台数が多いと受付に列ができ、開始時刻が押します。参加者のチケット QRコードを読み取る方法や、受付卓に掲示した QRコードを参加者自身にスマートフォンで読み取ってもらう方法にすると、受付での作業は確認だけになります。
ブリーフィング
- 旗の意味 (赤旗、黄旗、チェッカー) と、旗が出たときの行動
- コースの注意点、ピットイン・ピットアウトの動線
- 走行枠の順番と時刻、集合場所
- 車両トラブルやコースアウトのときの連絡方法
- 追い越しのルールと譲り方
走行枠の進行
走行枠は、前の枠の終了から次の枠のコースインまでの入れ替え時間を含めて組みます。遅れは後半の枠にしわ寄せされるので、進行役がタイムキーパーを兼ね、枠ごとの開始と終了を記録しておきます。赤旗や清掃で中断したときに走行時間をどう補うかも、先に決めておきます。
お知らせと連絡
ゲートオープンの変更、天候による進行の変更、枠の入れ替えなどの連絡は、口頭だけでは伝わりきりません。参加者に届く手段を 1 本決めておき、当日の変更はそこに集約します。
走ったあと
走行会が終わったら、会場への支払いと参加費の精算、参加台数や収支の記録、参加者へのお礼と次回の案内を行います。写真や動画、計測したタイムを共有すると、次回の申込につながります。事故やヒヤリとした場面があれば記録して、次回の募集要項やブリーフィングに反映します。
GridKnot でできること (走行会向け)
GridKnot は、走行会・ジムカーナの主催者向けに、エントリー受付と参加費の決済から、当日の受付・ゼッケン・出走順・タイム計測・リザルトの公開までをひとつのサービスで扱えるようにしたものです。走行会の運営では、次の機能が主に役立ちます。
- 走行枠やクラスごとにチケットを分け、価格・販売数・販売期間をそれぞれ設定できます
- 申込フォームに質問を足して、車両や免許、走行経験の情報を申込と同時に集められます
- 承認式と先着順をチケットごとに選べます。承認や否認をすると、参加者にメールが届きます
- 当日の受付は QRコードで。主催者が読み取る方式と、掲示した QRコードを参加者が読み取る方式のどちらも使えます
- お知らせを投稿でき、参加者へのメール通知も投稿ごとに選べます
- 初期費用と月額費用はなく、チケットが売れたときだけ手数料が発生します