紙とメールでの受付で起きること
届いた申込を表計算ソフトに転記し、振込を通帳と突き合わせ、未納の参加者に連絡し、車両や免許の情報を聞き直す。台数が増えるほど、転記ミスと確認の手間が増えます。よくある困りごとは次のとおりです。
- 申込内容の転記ミス (車種やナンバーの写し間違い)
- 入金確認の遅れと、未納の督促
- 締切後の「申し込んだつもり」「振り込んだはず」の問い合わせ
- 定員の管理が追いつかず、受け過ぎや取りこぼしが起きる
- キャンセルと返金の作業が主催者に残る
参加受付をオンライン化する目的は、この転記と突き合わせの作業を無くし、締切の時点で入金済みの名簿ができている状態にすることです。
オンライン受付の 3 つの選択肢
フォームと銀行振込
無料のフォームサービスで申込を受け、参加費は銀行振込にする方法です。費用はかかりませんが、入金確認と名簿の突き合わせは残ります。台数が少ない練習会向きです。
汎用のチケット販売サービス
一般のイベント向けのチケット販売サービスを使うと、申込と決済がまとまり、入金確認は不要になります。一方で、車両やライセンスなど競技に特有の項目を集めにくく、当日の受付やゼッケン、リザルトは別の手段が必要です。
モータースポーツ向けの受付システム
走行会やジムカーナに合わせた受付システムは、申込フォームに競技特有の項目を持ち、決済と当日の運営までをつなげて扱えます。手数料の形はサービスによって違うので、初期費用と月額費用の有無、チケットが売れたときの手数料を比べて選びます。
受付システムを選ぶときの確認点
- 申込と決済がつながっているか (申込時に与信だけ確保し、承認したときに決済できるか。却下したときに請求が残らないか)
- 承認式と先着順を、チケットの種類ごとに選べるか
- 車両、免許、ライセンス、走行経験など、競技特有の項目を申込フォームに足せるか
- 定員と販売期間をチケットごとに設定できるか
- 当日の受付、ゼッケン、出走順、リザルトまでつながるか
- 参加者に状態の変化 (承認、否認) がメールで届くか
- 売上がどこに入り、いつ振り込まれるか
- 費用の形 (初期費用、月額費用、成功報酬) と、返金したときの手数料の扱い
GridKnot の手数料は料金ページにまとめています。初期費用と月額費用はなく、チケットが売れたときだけ手数料が発生します。
オンライン化の進め方
- 募集要項を整理する。開催日、会場、クラスや走行枠、定員、参加費、締切、キャンセル規定を、これまでの案内から書き出します
- 申込フォームの項目を決める。氏名や連絡先のほか、車両、免許、経験など、当日の運営に必要な情報だけに絞ります
- 決済とキャンセル規定を決める。承認式にするか先着順にするか、キャンセルしたときの扱いをどうするかを、募集要項と同じ内容にします
- 告知する。イベントページの URL を SNS や既存の連絡手段で共有します。GridKnot のイベントページは、SNS に貼ると画像つきのカードで開きます
最初の 1 回は、これまでの受付方法と並行して小さいイベントで試すと、参加者の反応と主催者側の手間の変化を確かめられます。
参加者に伝えること
- 申込の流れ (アカウントの作成、ドライバー情報と車両の登録、申込、決済)
- 決済のタイミング (承認式なら、承認されたあとに決済が確定すること)
- 申込状況の確認方法
- 当日の受付方法 (チケットの QRコードを提示する、または掲示された QRコードを読み取る)
- キャンセルと返金の扱い
参加者側の作業は、初回にドライバー情報と車両を登録すれば、次回からは必要事項の更新だけになります。
GridKnot でエントリー受付をオンライン化する
- アカウントを作成する。メールアドレス、または Google アカウントで登録できます。ここまでは費用がかかりません
- Stripe Connect をつなぐ。参加費を受け取るために必要な手続きで、本人確認があり、審査は通常 1〜2 営業日かかります。本人確認書類、振込先の銀行口座、法人は登記情報、個人事業主は屋号などの情報を用意します
- イベントを作って公開する。チケットと申込フォームを設定して公開すると、その場から申込の受付が始まります
売上は主催者ご自身の Stripe アカウントを経由して、登録した銀行口座へ振り込まれます。当日の受付、ゼッケン、出走順、タイム計測、リザルトの公開は、公開したイベントにそのままつながっています。